もうすっかりおなじみになったオンライン会議。離れた場所にいる人ともすぐつながれるので、海外にいる同僚やお客様との打合せなどに使っている人も多いですよね。でも、英語でのオンライン会議は対面と何か違うなと感じて戸惑ってしまったことはないでしょうか？この記事では、オンライン会議を英語でスムーズに行うための流れや使用するフレーズについて細かく見ていきます。最後まで読んでいただければ、ファシリテーションもバッチリできるようになりますよ。

1. 英語オンライン会議の基本的な流れ

1.1 雑談・アイスブレイク

英語でのオンライン会議はそもそも緊張するものです。知らない人が出席していたりするとなおのことそうなりますよね。でも実はそれはあなただけでなく、他の参加者もそう感じていることが多いものです。なので、​最初は軽い雑談から入る​と気持ちがほぐれるのでおすすめです。オンライン会議では、参加者がいる場所の天気や時差、あるいは趣味などといった当たり障りのない話題から入るのが定番です。

1.2 自己紹介・メンバー紹介

次に、自己紹介とメンバー紹介を行います。オンライン会議は大人数でも開催できるため、参加者が多くなりがちです。その場合は時間配分も考えつつ、コンパクトに行いましょう。特に、​会議における自分とチームメンバー各自の役割について明確にしておく​と、誰が何を担当しているのかが相手にもわかりやすくなり、質疑応答などもスムーズに行えるようになります。同様に、相手側のメンバーについても、それぞれの役割を簡単にメモしておくと、誰に何を聞けばいいかわかるので便利です。

1.3 ディスカッション

メインとなるディスカッションでは、​対面の会議とは異なり、一人一人順番に発言する​ことが多くなります。英語が苦手な人にとっては、一気に複数の人の会話を聞かなくて済むので、かえって助かることもあるでしょう。一方、自分が会議のファシリテーターを務める場合は、誰が何を話しているかを把握しつつ、他の人にも話を振ったり、質問したりしないといけないので、集中力が要求されます。また、参加者全員に発言の機会を確保してあげるのもファシリテーターの重要な役割なので、まだ話していない人に発言を促すなどの気配りも必要になってきます。

1.4 クロージング

ある程度話の結論が出たら会議のまとめに入ります。​議題に関する結論だけでなく、誰がいつまでに何をするのか、というネクストアクションも確認​しましょう。また、必要があれば次回のミーティング日時の確認も併せてここで行うとスムーズです。オンライン会議は録音・録画もできるので、問題がなければそれを参加者に共有するのも効率的ですし、議事録の作成にも使えます。

2. オンライン会議の冒頭で使える英語フレーズ

2.1 参加者の確認

• Is everyone here? 全員そろっていますか？

• Let’s do a quick roll call. 出席を簡単に確認しましょう。

• I see that [Name] has just joined. Welcome! [名前]さんが今参加されましたね。ようこそ！

• Can everyone hear me clearly? 私の声ははっきり聞こえていますか？

2.2 自己紹介・メンバー紹介

• Let me quickly introduce myself. 簡単に自己紹介させていただきます。

• Why don’t we go around and introduce ourselves? 一人ずつ自己紹介していきましょうか。

• This is [Name] from the marketing team. こちらはマーケティング部の[名前]です。

2.3 アイスブレイク

• Mr. [Name], it must be very late at night/early in the morning over there. [名前]さん、そちらではとても夜遅い/朝早いですよね。

• Let’s start with an easy question: What’s the weather like where you are? 軽い話題で始めましょう。そちらの天気はどうですか？

• Mr. [Name], I heard you’re a baseball fan. Actually, I’m also into baseball. [名前]さん、野球がお好きだそうですね。実は私も野球に夢中でして。

3. オンライン会議中に使える英語フレーズ

3.1 会議の目的と議題の説明

• The main goal of today’s meeting is to discuss... 本日の会議の主な目的は、〜について話し合うことです。

• Let me walk you through today’s agenda. 今日の議題をご説明します。

• We have three items on the agenda today. 本日は3つの議題があります。

• By the end of the meeting, we hope to reach a decision on... 会議の終わりまでに、〜について結論を出したいと思っています。

3.2 スムーズに進行するための表現

• Let’s keep our comments brief so everyone has a chance to speak. 全員が発言できるように、コメントは簡潔にお願いします。

• We’re running out of time, so let’s move on to the next item. 時間がなくなってきたので、次の議題に移りましょう。

• I’ll take notes and share the minutes afterward. 私がメモを取り、後ほど議事録を共有します。

3.3 相づちや確認のフレーズ

• I see what you mean. おっしゃることはわかります。

• That makes sense. 　なるほど、納得できます。

• Just to confirm, you’re saying that…? 確認ですが、〜ということですか？

• Could you clarify what you mean? もう少し詳しく説明していただけますか？

3.4 意見や質問を促すフレーズ

• Does anyone have any questions or comments so far? ここまででご質問やご意見はありますか？

• Let’s hear from [Name]. [名前]さんの意見を聞きましょう。

• Ms. [Name], the floor is yours. [名前]さん、発言をどうぞ。（ややフォーマル）

• Feel free to jump in at any time. いつでも自由に発言してくださいね。

4. オンライン会議の終了時に使う英語フレーズ

4.1 終了の挨拶

• That’s all for today. Thanks everyone for your time. 本日は以上です。皆さん、お時間ありがとうございました。

• In the interest of time, we will stop here. Thank you all for your input. 時間の関係で、本日はここまでにします。ご意見いただきありがとうございました。

• If there are no further questions, let’s wrap up here. 他に質問がなければ、ここで終わりにしましょう。

• I’ll send a summary of the meeting shortly. 会議の要点を後ほどお送りします。

4.2 次回の会議の日程調整

• Let’s schedule our next meeting. 次回の会議の日程を決めましょう。

• Does next Tuesday work for everyone? 来週の火曜日はご都合いかがですか？

• I’ll follow up with a calendar invite. 後ほどカレンダー招待をお送りします。

5. まとめ

英語でのオンライン会議は、慣れないうちは難しく感じるかもしれませんが、ポイントを押さえておけばそれほど心配する必要はありません。この記事で紹介したフレーズをまずは覚えておいて、実際の場面で使えるように練習しておきましょう。